GSW | RFE - Tenneco Automotive

 

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Com a experiência e know-how da GSW , a Tenneco Automotive reduziu o tempo do processo de entrada físico e fiscal de NF-e, resultado que refletiu em economia financeira, otimização de recursos e melhorias de processos.

Empresa: TENNECO AUTOMOTIVE S.A.

Segmento: Automotivo

País de Origem/Ano de Fundação: EUA / 1943

Unidades no Brasil: Cotia/SP, São Paulo/SP e Mogi-Mirim/SP.

Número de Funcionários: Brasil- 2.350 /Mundo- 24.000

Perfil do cliente:
No Brasil desde 1974, a Tenneco Automotive está presente em mais 23 países com 89 unidades fabris. É líder mundial na fabricação de equipamentos originais e reposição de sistemas de suspensão e exaustão. Através de suas marcas Monroe e Monroe Axios abastece as principais montadoras automobilísticas do mundo: Ford, Volvo, Nissan, Audi, General Motors, Volkswagen, Peugeot, Citroen, Renault, Toyota, Honda, Fiat, Scania, Chrysler entre outras.

Número de Funcionários: Brasil 2.350 / Geral 24.000

Site da companhia:
Brasil: http://www.sa-tenneco-automotive.com/Brasil/
Global: http://www.tenneco.com/

Cenário:
Com um processo de entrada de NF-e moroso e suscetível a erros, a empresa buscou uma solução segura para otimizar processos, tempo e recursos.

Solução:
A Tenneco Automotive optou pela solução de automação de entrada físico e fiscal, (também conhecida como Migo e Miro) da GSW Soluções Integradas em função da flexibilidade e da confiabilidade da equipe. Com o conhecimento técnico da GSW, esta nova funcionalidade no SAP foi implementada, agilizando o processo de entrada de NFe. Os departamentos Planejamento, Compras, Portaria, Almoxarifado e Fiscal foram beneficiados com esta nova ferramenta.

Benefícios:
• Agilidade, melhoria e segurança nos processos;
• Otimização de recursos humanos;
• Automatização de entrada de aproximadamente 70% das NF-es;
• Segurança na informação;
• Diminuição de horas extras.

 

Cenário

A unidade da Tenneco Automotive de Mogi Mirim/SP, faz de 7 à 10 mil entradas de notas fiscais por mês; processo que desde o antigo ERP era realizado manualmente, porém após a migração para o SAP no início de 2012, esta operação se tornou morosa devida à grande quantidade de informações solicitadas no novo ERP. Além disso, o processo manual era suscetível a erros de digitação na entrada de dados.

Com o objetivo de ganhar velocidade e segurança no lançamento de Notas Fiscais no módulo de recebimento do SAP, e tendo em vista que 100% dos fornecedores da empresa estavam emitindo NF-e com o envio do arquivo XML, a empresa decidiu automatizar o processo e começou a pesquisar por soluções que atendessem este cenário.

Além de alcançar esses dois objetivos, ainda tinha um desafio no projeto, uma meta de automatizar 70% das NF-es de entrada. Número audacioso frente a um problema grande que tinham pela frente: a diferença na disposição dos dados no XML de cada fornecedor.

As pesquisas indicam que algumas empresas não conseguiram aplicar a legislação de forma tempestiva, enquanto outras a interpretam de formas diferentes, segundo Fábio Manzoli, Analista de Sistema Sênior da Tenneco, “O XML tem um formato padrão, mas o conteúdo das tags no arquivo varia muito de fornecedor para fornecedor. O nosso grande desafio era achar uma solução que atendesse esta necessidade e estivesse preparado para receber todo tipo de informação, conseguindo fazer a entrada dessas notas automaticamente.”


Solução

Diante deste cenário os departamentos de Tecnologia e Negócios da empresa realizaram juntos o processo de escolha da solução e do fornecedor. Depois de comparar três propostas de mercado, a Tenneco Automotive optou pela solução de automação de entrada físico e fiscal (Migo e Miro) da GSW Soluções Integradas.

Nessa escolha, segundo Fábio, dois pontos importantes foram levados em consideração:

“O primeiro é porque já a GSW já é nosso parceira de negócios, conhece nossa empresa e foi muito bem sucedida em projetos anteriores. O segundo ponto decisivo foi ter aceitado um acordo de flexibilidade, de customizar o pacote** de acordo com as nossas necessidades por um custo justo, enquanto com outros fornecedores a possibilidade de customização era menor e o custo mais elevado”.

O projeto foi divido em partes e a primeira Unidade a receber a nova solução foi a de Mogi Mirim/SP. A partir da análise dos processos, estudo da formatação dos arquivos enviados pelos principais fornecedores, e com o comprometimento de um Desenvolvedor ABAP 100% dedicado a este projeto, além de uma equipe experiente de consultores e gerentes de projetos GSW, foi desenvolvida uma solução totalmente customizada e aderente ao cenário da empresa.


Principais Benefícios

Agilidade no processo de entrada de mercadoria Físico (Migo) e Fiscal (Miro)

O principal objetivo no início do projeto foi atendido com maestria. A eliminação da necessidade de horas extras e de “mutirões” é resultado disso, mas não foi só isso.
No processo manual eram necessárias consultas, ligações e excessos de digitação.

“Com o novo processo muitos caminhos para o lançamento das Notas Fiscais foram encurtados, proporcionando um ganho de tempo gigantesco”.- Márcio Barbosa.

De acordo com estatísticas da empresa, 25 NF-e eram lançadas por hora, uma média de 2,4 minutos por nota. Após a implantação da solução da GSW, 55 NF-e são processadas por hora, ou seja, 1,10 minutos por nota. Isso significa um aumento de produtividade e uma redução de mais de 50% no tempo do processo.


Otimização de recursos humanos

Colaboradores dos departamentos Fiscal, Recebimento e Contas a Pagar tiveram sua rotina de trabalho otimizada. Com a redução significativa no tempo do processo, o trabalho que era operacional se tornou analítico e estratégico.


Desafio aceito, e superado!

Um dos objetivos da Tenneco era automatizar no mínimo 70% do volume total de NF-e de entrada. Número audacioso e que se transformou no maior desafio deste projeto, isso porque foram necessárias inúmeras customizações a serem feitas devido à diferença na disposição dos dados no XML de cada fornecedor da empresa.
Objetivo superado, e agora o XML dos principais fornecedores da empresa estão automatizados.
“Se não fosse a flexibilidade da GSW, não seria possível atingir esse objetivo”comenta Fábio.

 


Melhoria de processos

Várias melhorias de processo já foram diagnosticadas, como a correção do código no pedido de compras. Antigamente não havia integração entre as áreas de compra e fiscal; logo, havia o risco desses dados serem imputados erroneamente.

Além disso, a área de planejamento ganhou novos e melhores processos. Com o aumento da velocidade de lançamento das notas, o estoque está sempre atualizado, facilitando a programação e o planejamento de produção.


Máximo Desempenho

Com a implantação da nova solução e treinamento dado pela GSW, a empresa adotou uma nova metodologia de trabalho, outro desafio superado. Segundo Márcio Barbosa da Luz:

“Foi necessário implementar uma conscientização nas áreas para atingir a excelência da informação, entre cadastros e pedidos de compras. Somente desta maneira seria possível o funcionamento perfeito da aplicação. Assim, com pequenos ajustes durante o projeto conseguimos chegar no modelo ideal de trabalho, atingindo o máximo de performance do projeto”.

 

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