Empresas devem acompanhar de perto os sistemas de gestão para evitar "reimplantação"

A implementação de um ERP exige análise do impacto do projeto, treinamento das pessoas envolvidas, saneamento cadastral, estabelecimento de cronograma e, finalmente, a instalação efetiva do sistema, como tratado na última Newsletter GSW.
Mas o projeto não termina aí. As empresas passam por outros desafios para que todo o potencial do ERP seja utilizado e traga retorno financeiro. No entanto, as empresas encontram diversas dificuldades quando o ERP está em ambiente de produção.

Uma delas é a atualização da versão do produto. Não fazê-la, significa ficar tecnologicamente atrasada e perder oportunidades de utilizar novas funcionalidades, assim como aprimorando os controles internos.

A implementação de um ERP exige análise do impacto do projeto, treinamento das pessoas envolvidas, saneamento cadastral, estabelecimento de cronograma e, finalmente, a instalação efetiva do sistema, como tratado na última Newsletter GSW.

Mas o projeto não termina aí. As empresas passam por outros desafios para que todo o potencial do ERP seja utilizado e traga retorno financeiro. No entanto, as empresas encontram diversas dificuldades quando o ERP está em ambiente de produção.

Uma delas é a atualização da versão do produto. Não fazê-la, significa ficar tecnologicamente atrasada e perder oportunidades de utilizar novas funcionalidades, assim como aprimorando os controles internos.
No entanto, é um tema que, muitas vezes, fica relegado a segundo plano por causa da crescente complexidade corporativa. Em contrapartida, os fabricantes geralmente impõem limites contratuais para a realização da atualização - o que significa que, quem não estiver com versões novas, pode ficar sem suporte.
É preciso equacionar estes fatores e considerar também a manutenção da aderência do ERP às necessidades do negócio. E este acaba sendo um dilema muito comum nas empresas - Devemos customizar o ERP para atender a regras especificas do nosso negocio, ou manter a versão mais próxima possível do original?

Independente da decisão, os gestores devem ficar alertas, pois optando pela customização do ERP, a empresa pode deixar de utilizar as melhores práticas do mercado, nativas do próprio ERP, e consequentemente terá um projeto mais complexo de  implantação de uma nova versão, pois terá que incluir novamente a maioria das customizações.

A recomendação geral dos especialistas é a de evitar customizações no ERP, e ao mesmo tempo, que a empresa seja criteriosa quanto ao desenvolvimento e manutenção dos sistemas satélites, pois corre-se o risco de criar um ambiente com redundância de dados, ou no pior dos casos, um emaranhado de sistemas desconectados.

Outro fator que deve ser observado é o conhecimento dos funcionários sobre o ERP. Normalmente, na implantação as equipes são treinadas, mas ao longo dos anos, pela própria rotatividade dos funcionários, esse conhecimento acaba se perdendo, por isso, criar programas de treinamentos anuais, pode ser uma ótima alternativa para usar todo o potencial do ERP para, desta forma, agregar mais valor à organização.

O fato é que o ERP e todos os sistemas de gestão devem evoluir junto com os negócios da empresa.
Essa evolução deve ser cuidadosamente gerenciada e planejada para evitar ou que o ERP seja excessivamente customizado, a ponto de descaracterizar o sistema original, ou que diversos sistemas satélites sejam criados sem planejamento. Quando isso acontece, a solução é reorganizar a casa, o que pode exigir inclusive a reimplementação do ERP, que é custosa e exige grandes esforços como a primeira.

Por isso, é importante ter um planejamento de sistemas bem desenhado e atualizado, bem como manter todos os funcionários – principalmente os novos – capacitados a operarem o sistema.

Newsletter: Edição 002 – Ano 2010

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