Os desafios da TI para um SPED confiável - 7 melhores práticas

O SPED  (Sistema Público de Escrituração Digital), ferramenta do Governo Federal criado pela Receita Federal visa oficializar os arquivos das escriturações fiscais e contábeis das empresas dentro de um formato digital específico e padronizado que são transmitidas on-line, com o objetivo de reduzir o índice de sonegação fiscal.

Para a implantação deste sistema, é necessário envolver uma equipe multidisciplinar para atender todas variáveis de um projeto complexo.

A área de Tecnologia da Informação (TI) assume uma importante responsabilidade no escopo do projeto – o atendimento ao Compliance – ou seja, processos que visam cumprir as normas legais e regulamentares, pois caso contrário, podem acarretar passivos tributários, tais como: valores cobrados indevidamente ou equívocos na escrituração fiscal e contábil.

 

O SPED  (Sistema Público de Escrituração Digital), ferramenta do Governo Federal criado pela Receita Federal visa oficializar os arquivos das escriturações fiscais e contábeis das empresas dentro de um formato digital específico e padronizado que são transmitidas on-line, com o objetivo de reduzir o índice de sonegação fiscal.

Para a implantação deste sistema, é necessário envolver uma equipe multidisciplinar para atender todas variáveis de um projeto complexo.

A área de Tecnologia da Informação (TI) assume uma importante responsabilidade no escopo do projeto – o atendimento ao Compliance – ou seja, processos que visam cumprir as normas legais e regulamentares, pois caso contrário, podem acarretar passivos tributários, tais como: valores cobrados indevidamente ou equívocos na escrituração fiscal e contábil.

Para evitar esses problemas, algumas medidas para criar um ambiente seguro são recomendadas.

- Tenha controle de acesso às informações para aumentar a segurança e confiabilidade dos arquivos gerados no final do processo. Para isso, crie políticas de controle de acesso que sejam adequadas a cada tipo de negocio e usuário.

- Desenvolva processo de rastreabilidade das manutenções nos sistemas, ou seja, documente os campos alterados, a data, valores novos e antigos de forma a permitir emissão de relatórios para monitorar as responsabilidades e motivos das alterações ao longo do tempo.

- Administre a armazenagem das informações dos seus sistemas, tanto quanto a infra-estrutura, sendo indispensável manter um ambiente de “backup”, assim como, na estruturação lógica dos bancos e integrações de forma a evitar dados redundantes. Para isso, crie uma política rígida de armazenagem. Empresas com ações na bolsa são obrigadas a atender esse requisito, além de o SPED gerar ainda um compromisso com a Receita na demonstração dos arquivos XML da NF-e, o txt da ECD e EFD, além de notas de serviço (RFB) e outras obrigações ainda não eliminadas como o Sintegra, Gias e Diefs.

- Analise o seu parque tecnológico para assegurar a disponibilidade e confiabilidade das informações fiscais. Analise a capacidade de processamento e armazenamento dos dados. Cluster é a solução indicada quando trata-se de conteúdo crítico ou quando os serviços têm que estar disponíveis e/ou processados o quanto mais rápido possível.

- Realize sistematicamente a auditoria das informações para verificar a integridade dos dados e evite enviar dados inconsistentes para o Fisco. A receita realiza o cruzamento de diversas obrigações de forma digital para avaliar a coerência entre os dados apresentados. Por isso, implemente uma solução eletrônica que cruze as informações e identifique eventuais inconsistências, e quando identificadas, corrija na fonte os problemas e, somente depois de validado e auditado, envie o arquivo para o fisco. Essa solução permitirá identificar falhas no processo de inclusão das informações nos sistemas, sendo uma ferramenta que colaborara na qualidade dos seus dados e processos.

- Os processos estão cada vez mais digitais. E os da sua empresa, como estão? Preste atenção aos processos relacionados ao SPED para automatizá-los também. Por exemplo, algumas empresas implementaram uma verificação do DANF-e na saída da carga, checando com o ERP a veracidade desta informação, para dessa forma, para garantir que um determinado DANF-e que já tenha sido utilizado para saída de uma carga, não seja utilizado mais de uma vez, pois um mesmo DANF-e pode ser impressa varias vezes ou ainda fotocopiado.

- Realize auditorias periódicas de toda a sua política de Compliance pois é indispensável  verificar se todas recomendações acima estão sendo realizadas.


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Newsletter: Edição 003 – Ano 2010

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